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冬余數據商管ERP軟件助力奧特萊斯跨部門協同辦公效率優化方案
來源：
發布時間：2025-09-12
奧特萊斯跨部門協同辦公效率優化方案奧特萊斯的運營涉及招商、運營、財務、工程、客服等多個部門，各部門之間的協同配合至關重要。但傳統的跨部門協同模式存在諸多痛點：一是信息溝通不暢，各部門之間主要依靠會議、郵件、電話等方式傳遞信息，信息傳遞不及時、不準確的情況時有發生，導致工作銜接出現斷層。例如，招商部門與運營部門在租戶入駐后，關于租戶需求的信息傳遞不及時，可能導致運營部門無法及時為租戶提供相應的服務；二是工作任務分配不清晰，當遇到需要多個部門共同完成的工作時，容易出現責任界定模糊、任務分配不合理的情況，導致工作推進緩慢；三是工作進度跟蹤困難，各部門之間無法實時了解彼此的工作進展情況，當某一環節出現延誤時，無法及時發現并協調解決，影響整體工作效率。冬余數據科技（上海）有限公司的茂管佳商管 ERP 軟件針對奧特萊斯跨部門協同痛點，打造了高效的協同辦公平臺，實現各部門之間的信息共享、任務協同和進度跟蹤。在信息共享方面，軟件搭建了統一的信息共享中心，各部門可將工作中產生的重要信息，如招商進展、租戶反饋、設備維護記錄、促銷活動方案等，上傳至共享中心。系統支持按部門、按業務類型對信息進行分類管理，各部門人員可根據權限隨時查閱相關信息，無需再通過繁瑣的溝通方式獲取。例如，運營部門可通過共享中心快速了解招商部門新入駐租戶的基本情況和服務需求，及時為租戶提供開業籌備支持；財務部門可通過共享中心查看運營部門的費用支出申請相關材料，加快審批流程。同時，系統支持信息實時更新和提醒功能，當某一部門上傳新的重要信息時，系統會自動提醒相關部門人員查看，確保信息傳遞的及時性。在任務協同方面，茂管佳商管 ERP 軟件支持創建跨部門協同任務。當需要多個部門共同完成某項工作時，發起部門可在系統內創建任務，明確任務目標、參與部門、各部門的工作內容和完成時限，并將任務分配給具體負責人。系統會自動將任務通知推送至各參與部門的負責人，各負責人可在系統內查看任務詳情，并開展相應工作。在任務執行過程中，各部門人員可通過系統實時溝通任務進展、分享工作成果、反饋遇到的問題，實現高效協作。例如，在籌備大型促銷活動時，招商部門負責對接品牌租戶，運營部門負責活動現場布置，客服部門負責顧客咨詢和投訴處理，各部門可通過系統協同任務模塊，明確各自職責和時間節點，實時溝通工作進展，確保活動順利籌備。在工作進度跟蹤方面，茂管佳商管 ERP 軟件為每個任務設置了進度跟蹤功能。各部門負責人可在系統內實時更新任務完成進度，如 “已完成 30%”“正在進行中”“已完成” 等，系統會自動匯總各部門的進度信息，生成任務進度報表。管理層和參與部門人員可通過進度報表實時了解整體任務進展情況，當某一部門的工作進度滯后于計劃時，系統會自動發出預警提示，管理層可及時協調資源，幫助該部門解決問題，確保任務按時完成。此外，系統還支持對任務完成情況進行考核評估，根據任務完成質量和及時性，對各部門和負責人進行評分，為績效考核提供數據依據。通過茂管佳商管 ERP 軟件的跨部門協同辦公平臺，奧特萊斯各部門之間的協同效率提升 35% 以上，工作銜接更加順暢，整體運營效率顯著提高。
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